A universidade possui aproximadamente 17.000 alunos, nas modalidades Seqüencial, de Graduação (regular, emergencial, plenificação) e Pós-graduação (lato-sensu e strito-sensu). Além disso, a Unimontes possui o Centro de Ensino Médio e Fundamental que oferece cursos técnicos e básicos nas áreas de saúde e administração, num total aproximado de 2.100 alunos.

Antes da aquisição do Giz, houve um processo de pesquisa de outros softwares? Qual (is) motivo(s) fizeram com que optasse pelo Giz?

Contratamos uma empresa de consultoria para fazer o levantamento das reais necessidades de controle acadêmico da Unimontes através da metodologia JAD - Joint Application Design. No final do processo foram avaliadas as apresentações de vários softwares de gestão educacional onde o Giz se mostrou o mais compatível com as nossas necessidades (requisitos e ambiente operacional), o mais viável financeiramente e o mais flexível às possíveis mudanças. Além disso, a AIX Sistemas apresentou a melhor proposta de suporte e treinamento do software.

A maior melhoria percebida, até o momento, foi em relação ao processo de matrícula que era extremamente cansativo, todo manual, com uma margem de erros altíssima. Com o Giz, conseguimos otimizar o processo ganhando maior agilidade e melhorando o seu acompanhamento. Diminuímos significativamente o volume de trabalho, economizando tempo e ganhando a satisfação dos usuários envolvidos (funcionários e alunos). A diminuição de erros e a consistência dos dados cadastrais também foram pontos importantíssimos a considerar, além da notável redução dos desperdícios na utilização de materiais (papel, toner, cartuchos etc).

Como foi o processo de implantação do Giz em sua instituição? Enfrentou algumas dificuldades? Teve problemas de barreira cultural ou resistência dos funcionários?

O sucesso de qualquer sistema depende de como este é utilizado pelo pessoal de sistema de informação dentro da organização. Por isso, desde o início do processo, buscamos a participação de todas as pessoas envolvidas. Após a decisão da compra do Giz, criamos programas de treinamento junto com o pessoal da AIX para todos os usuários em potencial. Estes estão sendo os agentes multiplicadores para as outras pessoas que possivelmente farão uso do sistema. Conseguimos, junto ao suporte da AIX, aproveitar a base de dados do sistema anterior, o que nos poupou tempo e mão-de-obra. E a partir dessa conversão, colocamos o Giz em funcionamento enquanto gradativamente o sistema antigo foi desativado.

Mesmo estando em fase de implantação, já podemos ver os benefícios que o Giz tem nos dado, principalmente no processo de matrícula, como já foi mencionado. Logicamente, como em toda implantação de sistemas, estamos passando por várias dificuldades de adaptação, mas estas não estão sendo tão traumáticas pelo fato de estarmos tendo um bom suporte.

Saliento a importância dos treinamentos, que vieram atuar como fonte motivadora dos usuários na utilização do Giz, levando-os a uma melhor assimilação do sistema e maior credibilidade e confiança no mesmo. A qualidade dos treinamentos está sendo essencial para a diminuição das resistências que normalmente são percebidas na implantação de um novo sistema.

www.unimontes.br